勤怠管理システム【AKASHI】トライアル体験レポート No.1~アラート機能~

勤怠管理システム【AKASHI】トライアル体験レポート No.1~アラート機能~

ソニーネットワークコミュニケーションズのクラウド勤怠管理システム【AKASHI】は、簡単な情報を登録することで、30日間無料トライアルを使用することができます。

私がトライアル使用をする中で、業務に活用できそうだと感じた機能をご紹介していきます。

打刻内容に応じたアラート機能が、日々の勤怠確認に便利!

共通就業設定メニューで、従業員の打刻内容をもとに管理者や従業員自身に警告アラートを出す設定ができます。

他社の勤怠管理システムにもアラート機能はありますが、特にAKASHIは、設定できるアラートの種類が多いと感じました。

働き方改革を進める上でポイントとなるアラート設定をみてみましょう!

 

◆設定可能なアラート

  • 打刻忘れ
  • 欠勤疑い ※労働日であり、かつ休暇ではない日に出退勤の実績両方が存在しなかった場合
  • 休日出勤 ※法定休日または所定休日の日に出退勤の実績が入った場合
  • 休憩過小/超過 ※実際の休憩時間が設定した休憩時間に足りない、または超過する場合
  • 出勤打刻乖離  ※出勤打刻時刻が予定開始時刻より早い場合
  • 退勤打刻乖離  ※退勤打刻時刻が予定終了時刻より遅い場合
  • 無断出勤    ※休暇日に出勤実績が入った場合
  • 遅刻
  • 早退
  • 深夜労働
  • 週の実働時間閾値超え ※週の累計実働時間があらかじめ設定した時間を超える場合
  • 残業時間閾値超え   ※当月度の累計残業時間があらかじめ設定した残業時間を超える場合

PICK UP! 出勤・退勤打刻乖離時のアラート

乖離に対するアラートを自動で出す機能は、勤怠管理ソフトでは珍しいAKASHIの特徴であると感じました。

実際の打刻時間が、所定出勤・退勤時刻とかけ離れている場合に自動でアラートメールを送信してくれるので、申請のない早出残業による賃金不払いの防止などに役立つのではないでしょうか。

アラート設定例 (通常勤務時間 9:00~18:00の場合)
AM7:30に出勤し打刻すると、出勤時刻に1時間30分の乖離がうまれます。
例えば「予定出勤時刻より1時間以上早い場合に通知する」と設定しておくことで、出勤時間が予定より早い場合にアラートメールが管理者に届き、該当の従業員だけを素早くチェックすることができます。

早く出勤し仕事をしていたり、業務に必要な準備行為(制服への着替えや清掃作業など)をしていた場合は、ガイドラインによると労働時間に該当することになります。

出勤時刻や退勤時刻に乖離があった場合は、早めに理由を確認しておきましょう!

打刻内容の管理やチェックは、総務担当者にとって負担となる業務のひとつであるからこそ、システム側で自動的にチェックしアラートメールを送ってくれる体制を整えておくことで業務負担を抑えることができそうです。

 

AKASHIで設定できるアラート機能についての詳しい内容については、下記リンク先で確認することができます。

◆AKASHI HELP CENTER アラートについて
http://akashi.zendesk.com/hc/ja/articles/230834047-アラートについて

◆AKASHIの30日間無料トライアルはこちらから
https://ak4.jp/

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