労働基準法の改正により、平成31年4月から、使用者は10日以上の年次有給休暇が与えられている労働者について毎年5日を時季を指定して取得させる義務が課せられます。
同改正に伴い、使用者には「年次有給休暇管理簿」を作成して3年間保存する義務が課せられることになりました。
§労働基準法施行規則
第24条の7 使用者は、法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（第55条の2において「年次有給休暇管理簿」という。 ）を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間保存しなければならない。
年次有給休暇管理簿に記載する項目
年次有給休暇管理簿は、
- 時季（年次有給休暇を取得した日付）
- 日数（年次有給休暇を取得した日数）
- 基準日（年次有給休暇を取得する権利が生じた日）
について記載することが義務付けられています。
従来は、前年からの繰り越し日数も含めた「残日数」によって年次有給休暇を管理する方法が一般的でした。
しかし、残日数の管理では年度ごとの取得日数がわからず、労基法改正後においては年5日の取得義務を確実に果たすための管理方法としては不十分であることから、「残日数」ではなく「取得日数」を基準とした管理が義務付けられました。
厚生労働省のリーフレットでは、年次有給休暇管理簿の記載例として下記のような表を作成することを示しています。
また、弊所でも取り扱っている勤怠管理ソフトの一つである奉行シリーズの「奉行Edge 勤怠管理クラウド」（株式会社オービックビジネスコンサルタント）では、平成31年3月リリース予定のバージョンアップで下記のような年間カレンダー形式の年次有給休暇管理簿を自動作成できるようにすることで法改正に対応しています。
「「時季」
年次有給休暇を取得した具体的な日付を記載します。 年次有給休暇を取得した日付が特定されればよいので、年次有給休暇を取得した日を1日ずつ記載する方法のほか、連続で取得した場合には「6月1日から6月3日まで」のように一定期間についてまとめて記載する方法でも差し支えないでしょう。
「日数」
基準日から1年以内の期間において年次有給休暇を取得した日数を記載します。
「日数」は、労働者の請求によるもの、使用者の時季指定によるもの、計画的付与によるものにかかわらず、労働者が年次有給休暇を取得したすべての日数を記載する必要があり、半日単位で取得した回数や時間単位で取得した時間数についても含まれます（H30.12.28基発1228第15号）。
この日数（時間単位で付与したものを除く）が5日未満の場合に、使用者の時季指定義務違反が問われることになります。
「基準日」
労働者に年次有給休暇を取得する権利が与えられた日を記載します。
労基則の文中でカッコ書きされている「第一基準日」は、法定の基準日より前倒しで付与した場合の基準日、「第二基準日」は、法定の基準日または第一基準日から1年を経過する前に次の基準日が到来した場合における当該基準日のことをいい、労基則第24条の5第1項及び第2項でその定義が示されています。
なお、労基則第24条の5第4項は「年次有給休暇を分割して付与した日」を「特定日」とし、合計10日以上の年次有給休暇が付与されることになった特定日を第一基準とみなすこととしています。
特定日については労基則第24条の7に記載義務が定められていませんが、年次有給休暇の適正管理の観点からは特定日についても併せて記載しておくことが望ましいでしょう。
年次有給休暇管理簿を作成する必要がある労働者
労基則第24条の7は、「法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたとき」に年次有給休暇管理簿を作成する義務を課しています。
「法第39条第5項から第7項までの規定」とは、使用者の請求に基づく年次有給休暇の付与（第5項）、計画的付与による年次有給休暇の付与（第6項）及び使用者の時季指定による年次有給休暇の付与（第7項）に関する規定です。
そのため、年次有給休暇管理簿は、基準日に年次有給休暇の権利が与えられただけでは作成義務がなく、労働者が年次有給休暇を消化した時点で初めて作成義務が課されることとなり、出勤率が8割に満たないため年次有給休暇を付与されなかった労働者や、1年間全く年次有給休暇を取得しなかった労働者（比例付与のため時季指定義務がないパート労働者など）については、当該年度について年次有給休暇管理簿を作成する義務はないと考えられます。
ただ、あくまでも法律上の作成義務についての話であり、実務上は全ての労働者について基準日に年次有給休暇が付与された時点で（出勤率が8割未満のため付与されなかったことも含めて）年次有給休暇管理簿を作成して管理を行うことが現実的な対応と言えるでしょう。
労働者名簿や賃金台帳とあわせて作成することも可能
年次有給休暇管理簿は、単独の書類として作成する場合のほか、労働者名簿（労基法第107条）や賃金台帳（同第108条）とあわせて作成しても問題ありません。
§労働基準法施行規則 第55条の2 使用者は、年次有給休暇管理簿、第53条による労働者名簿又は第55条による賃金台帳をあわせて調製することができる。
また、労働基準監督署による立ち入り調査が実施された場合に直ちに印刷して写しを提出することができるなど、必要なときにいつでも出力できる仕組みとされていれば、パソコン内のファイルとして管理する方法や労務管理システムや勤怠管理システムによって管理する方法も可能です。
労働基準法第109条の適用はなし。年5日の取得義務を確実に果たす管理体制が重要に
労働基準法第109条は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存することを義務付けていますが、年次有給休暇管理簿は本条の「重要な書類」には該当しません（平成30年9月7日基発0907第1号）。
労働者名簿や賃金台帳が「作成して保存すること」自体が重要であるのに対し、年次有給休暇管理簿の制度趣旨は「作成して保存すること」自体は目的ではなく、あくまで重要なのは「年5日の年次有給休暇を確実に取得させること」であって、そのために最低限講ずべき措置として定められたものと言えるでしょう。
年次有給休暇管理簿の形式的な要件について必要以上にこだわることなく、年次有給休暇を適切に管理するためにはどうするべきかを考え、勤怠管理システムなどをうまく活用しててそれぞれの会社にあった管理措置を講じるようにしましょう。
